SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN
(Tugas Sistem Informasi Manajemen)
DOSEN: ALDRI FRINALDI,S.H.,M.HUM
NIP.19700212 199802 1 001
OLEH
MELA
GUSRI RAHMAN/1101628
ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS
ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS
NEGERI PADANG
KATA PENGANTAR
Puji
syukur penulis ucapkan ke hadirat Tuhan yang maha esa karena atas rahmad
dan Kehendaknyalah tugas Sistem
Informasi Manajemen ini dapat terselesaikan tepat pada waktu yang telah
ditentukan. Tugas ini di buat bertujuan untuk menambah ilmu pengetahuan khususnya
pada Sistem Informasi Manajemen Dalam
Pengambilan Keputusan.
Dalam
penyelesaian tugas ini, penulis banyak mengalami kesulitan terutama disebabkan
Karena kurangnya ilmu pengetahuan, namun berkat kerja keras dan bimbingan dari
Dosen bidang studi tugas ini dapat terselesaikan dengan baik, tanpa bimbingan
itu mungkin penulis kesulitan dalam menyelesaikan tugas ini.
Penulis menyadari sebagai seorang
Mahasiswa yang pengetahuannya belum seberapa dan mungkin dalam penulisan tugas
ini masih banyak terdapat kekurangan-kekurangan oleh sebab itu penulis mengharapkan kritik dan
saran yang positif yang dapat membangun perubahan kearah yang lebih baik supaya
karya tugas ini menjadi lebih baik dan berdaya guna dimasa yang akan datang. Amin
Padang,
16 November 2013
Penulis
BAB
I
PENDAHULUAN
- LATAR
BELAKANG
Jauh
sebelum adanya teknologi komputer, sistem informasi manajemen telah digunakan
oleh para pimpinan organisasi atau perusahaan, termasuk manajer dalam upaya
pengambilan keputusan. Namun demikian, proses pengambilan keputusan yang
dilakukan saat itu masih sangat sederhana. Segala sesuatunya masih berjalan
secara manual, masih lamban, karena semua data masih tersimpan dalam
lembaran-lembaran arsip yang bermacam ragam.
Manakala
sang pimpinan membutuhkan berbagai informasi yang berhubungan dengan sesuatu
yang harus diputuskan atau diambil kebijakan, maka tidak ada cara lain kecuali
membongkar semua arsip yang dibutuhkan. Kalaupun arsip tersebut ditemukan,
kadangkala tulisannya sudah kabur, kertasnya sudah kusam, atau bahkan mungkin
sudah rusak karena dimakan rayap atau kutu buku dan sejenisnya.
Pendek
kata, proses pencarian arsip dan dokumen yang dibutuhkan sebagai dasar dari
pengambilan keputusan bagi sang pimpinan sangatlah lamban dan membutuhkan waktu
yang lama. Demikian gambaran proses sistem informasi manajemen kala itu, semuanya
serba lamban, tidak efisien dan juga tidak efektif. Dengan hadirnya teknologi
komputer seperti sekarang ini, telah mengubah segalanya.
- RUMUSAN
MASALAH
Adapun masalah yang di bahas dalam makalah ini
adalah sebagai berikut :
1.
Bagaimanakah cara yang digunakan Manajer
dalam pengambilan keputusan?
2.
Mengapa manajemen membutuhkan sistem
pendukung dalam proses pengambilan keputusan?
3.
Apa
saja informasi dan kegiatan manajemen dalam pengambilan keputusan?
- TUJUAN PENULISAN
Adapun
yang menjadi tujuan dalam penulisan makalah ini antara lain :
1.
Dapat memahami kerangka dasar pengambilan
keputusan.
2.
Dapat mengetahui tujuan sistem pendukung
sistem informasi manajemen.
3.
Mengetahui
informasi
dan kegiatan manajemen pengambilan keputusan.
BAB
II
PEMBAHASAN
- Kerangka
Dasar Pengambilan Keputusan
Dalam sistem
manajemen manajemen pengambilan
keputusan memegang peranan yang paling penting karena keputusan yang di ambil
oleh manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang dilaksanakan oleh bawahannya
atau mereka yang bersangkutan dengan organisasi yang ia pimpin. Pengambilan keputusan tidak boleh dilakukan secara
sembarang. Pengambilan keputusan adalah
suatu proses pemikiran dalam rangka pemecahan suatu masalah untuk memperoleh
hasil akhir untuk dilaksanakan.
Model
pengambilan keputusan menurut Herbert A.Simon terdiri dari 3 tahap yaitu :
1.
Pemahaman, menyelidiki lingkungan kondisi yang memerlukan keputusan
2.
Perancangan, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis arah tindakan
yang mungkin dapat digunakan
3.
Pemilihan, memilih arah tindakan tertentu dari semua arah tindakan
yang ada
Dari model simon diatas
mempunyai hubungannya dengan Sistem Informasi
Manajemen yang
di ikhtisarkan untuk 3 tahap model simon yaitu :
Tahap Proses Pengambilan Keputusan
|
Hubungannya dengan SIM
|
Pemahaman
|
Proses penyelidikan
mengandung pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan maupun
dengan cara khusus
|
Perancangan
|
SIM harus mengandung
model keputusan untuk mengelolah data dan memprakarsai pemecahan
alternatif
|
Pemilihan
|
SIM menjadi paling
efektif apabila hasil perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong
pengambilan keputusan
|
|
|
- Informasi dan
Kegiatan Manajemen
Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen
diharapkan mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan
keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Dalam usaha memecahkan suatu masalah,
pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan
rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari
atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.
Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya
aktivitas dan keterbatasan sumber daya yang tersedia. Apalagi informasi yang
dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk itu manajemen sebagai
pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung (support systems) yang
mampu meningkatkan pengambilan keputusannya, terutama untuk kondisi yang
tidak terstruktur ataupun sistem pendukung untuk tingkatan tertentu saja.
Ada dua alasan penting mengapa manajemen membutuhkan sistem
pendukung yang mampu untuk meningkatkan pengambilan keputusannya.
1. Keputusan
untuk membangun sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen
tingkat atas. Dengan hanya mengandalkan sistem informasi manajemen tanpa
bantuan sistem pendukungnya, sulit bagi manajemen terutama ditingkat atas untuk
mengambil keputusan yang strategis. Hal ini disebabkan karena umumnya
pengambilan keputusan yang strategis tersebut lebih bersifat kebijakan dengan dampak
luas dan/atau padasituasi yang tidak terstruktur
Contoh:
Terkait dengan kelangkaan BBM dibeberapa wilayah di
Indonesia telah mendorong upaya beberapa pihak yang
tidak bertanggung jawab untuk melakukan penimbunan. Untuk itu
manajemen di Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM) sebagai lembaga
pengatur yang bertanggungjawab untuk memerintahkan Pertamina
yang mengelola BBM harus dengan cepat mengambil keputusan yang strategis atas
gejala penimbunan sehingga dapat mengatur strategi distribusi dan pemasaran
dalam upaya mengatasi kelangkaan dan penimbunan.
2. Kebutuhan
untuk menciptakan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang
memiliki arti (makna). Manajemen di sini di dorong untuk bagaiman mengembangkan
pelaporan yang lebih baik lagi untuk pengukuran kinerja aktivitas yang
dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe pengambilan keputusan yang
baru. Dengan bantuan sistem pendukung yang disiapkan, maka hal ini akan lebih
memungkinkan manajemen untuk mendapatkan pelaporan dan proses pengambilan
keputusan yang lebih baik lagi.
Selain dua alasan yang dikemukakan di atas, masih ada
beberapa alasan lainnya mengapa sistem pendukung dibutuhkan dalam melengkapi
system informasi manajemen yang ada, yaitu :
·
Untuk
melengkapi sistem informasi manajemen yang tersedia, karena sistem ini tentunya
akan lebih mempercepat perhitungan.
·
Untuk
mengatasi kelemahan-kelemahan sistem informasi manajemen yang ada terutama
dalam menyajikan informasi yang tidak terstruktur atau informasi yang hanya
diperuntukkan untuk manajemen tingkat atas.
·
Untuk
meningkatkan kemampuan dalam pemProsesan dan penyimpanan data dan informasi,
mengurangi biaya, mendukung aspek teknis dalam pengambilan keputusan dan
·
Untuk
mendukung kualitas, dan memberikan keunggulan kompetitif bagi penggunanya.
- Sistem Pendukung
Sistem Informasi Manajemen
Beberapa sistem pendukung yang akan
dibahas di sini, di antaranya adalah :
1.
Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan – Decision Support Systems (DSS)
Sistem pendukung pengambilan keputusan
kelompok (DSS) adalah sistem berbasis komputer yang interaktif,
yang membantu pengambil keputusan dalam menggunakan data dan model untuk
menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu
pengambilan keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan
alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan
tampilan pengguna kedalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar (powerful)
yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur.
DSS dapat memungkinkan para manajer
untuk melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari berbagai keputusan
yang diambil yang disebut model yang dapat memperkirakan dampak sebuah
keputusan. Sebagaicontoh: Para calon Bupati/Walikota suatu daerah dalam rangka
suatuPilkada menjanjikan akan menggratiskan biaya pendidikan sampai tingkat
tertentu atau menggratiskan biaya pengobatan ditingkat Puskemas, maka dampak
keputusan tersebut diperkirakan jumlah pemilih akan meningkat secara
signifikan, atau justru para pemilih sama sekali tidak mempercayainya karena
hanya dianggap sebagai janji kosong belaka.
Perangkat lunak sistem DSS yang umum
juga dapat berupa model statistik yang memuat berbagai fungsi statistik, antara
lain: means,medians, deviations, dan scatter plots.
Perangkat lunak ini memiliki kapabilitas untuk memproyeksikan ke depan mengenai
outcomes dengan cara menganalisis sekumpulan data.
Berikut beberapa contoh organisasi atau perusahaan yang
memanfaatkan DSS dalam aktivitas operasi atau usaha yang dilaksanakan :
Jenis
Industri
|
Tujuan
Penerapan DSS
|
Industri Asuransi
|
Menentukan pola penutupan asuransi dan deteksi kemungkinan
kecurangan (fraud).
|
Industri Perbankan
|
Memperbarui profil atau data nasabah
|
Perusahaan Manufaktur
|
Menentukan kebutuhan persediaan bahan baku yang paling
optimal dan efisien.
|
2.
Sistem Kelompok Pendukung
Pengambilan Keputusan – Group Decision Support Systems (GDSS)
GDSS merupakan sistem berbasis
komputer yang interaktif untuk memudahkan pencapaian solusi oleh sekelompok
pengambil keputusan atas permasalahan yang sifatnya tidak terstruktur. GDSS
dikembangkan untuk menjawab tantangan terhadap kualitas dan efektivitas
pengambilan keputusan yang dilakukan lebih dari satu orang (kelompok orang).
Dalam pemanfaatan GDSS ada beberapa alat perangkat lunak yang digunakan yaitu :
kuesioner elektronik, sarana diskusi elektronik, pengelola ide, alat pembuat
kuesioner, alat untuk voting, alat identifikasi dan analisa stakeholder, alat
pernyataan kebijakan, dan istilah-istilah group.
Beberapa manfaat yang dapat di peroleh dengan penggunaan
GDSS ini, antara lain adalah:
·
Meningkatkan
perencanaan awal, yaitu untuk membuat diskusi ataupertemuan menjadi lebih
efektif dan efisien.
·
Meningkatkan
partisipasi, sehingga setiap peserta dari berbagai latarbelakang dapat
memberikan kontribusinya dengan optimal.
·
Menciptakan
iklim yang lebih terbuka dan kolaboratif, yaitu tanpamembuat pihak yang
tingkatannya lebih rendah merasa takut danterancam. Dan juga tidak membuat
pihak yang tingkatannya lebihtinggi mendominasi jalannya suatu rapat,
pertemuan/meeting.
·
Setiap
ide yang ditawarkan bebas dari kritik, memungkinkan pesertarapat,
pertemuan/meeting mengkontribusikan ide atau pendapatnyatanpa takut untuk
dikritik.
·
Evaluasi
yang objektif, menciptakan atmosfir di mana suatu ide akandievaluasi secara
objektif dan tidak memandang siapa yangmemberikan ide tersebut.
·
Menghasilkan
ide organisasi, yaitu bagaimana tetap memfokuskanpada tujuan rapat,
pertemuan/meeting, mencari cara yang palingefisien untuk mengorganisir ide yang
dihasilkan dalam sesibrainstorming, dan mengevaluasi ide dalam batasan
waktu yangpaling sesuai.
·
Menetapkan
prioritas dan mengambil keputusan, yaitu mencari carauntuk menampung seluruh
pemikiran dalam pengambilan keputusan.
·
Dokumentasi
hasil rapat, pertemuan/meeting, sehingga seluruhpeserta dapat memperoleh
dokumen yang lengkap dan terorganisiryang dibutuhkan untuk melanjutkan
pekerjaan dari projek atauaktivitas yang dievaluasi.
·
Mampu
melakukan akses informasi eksternal, yang memungkinkanketidaksepakatan yang
signifikan dan faktual dapat diselesaikandengan tepat waktu, sehingga
memungkinkan meeting dapat terusdilanjutkan dan produktif.
·
Menghasilkan
notulen hasil diskusi, sehingga pihak yang tidak dapat berpartisipasi langsung
dapat tetap memahami hasil dan isi dari meeting. Permasalahan yang
mungkin timbul dalam GDSS adalah karena digunakannya berbagai metode baru untuk
mengorganisir dan melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada
keengganan atau penolakan di awal dari penggunaan GDSS ini.
3.
Sistem Pendukung
Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive Support Systems (ESS)
Dalam ESS, sistem komunikasi dapat
mengirim atau menerima e-mail, mengirim laporan untuk mendapatkan
perhatian seseorang, memanggil rapat, atau memberikan komentar ke suatu
kelompok diskusi di Internet.
4.
Sistem Pakar – Expert
Systems (ES)
Sistem ini biasanya digunakan jika
organisasi harus memberikan keputusan atas suatu masalah yang kompleks. Secara
khusus, ES adalah paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas
suatu masalah spesifik (terbatas), yang kemampuan pemecahannya dapat sama dan
melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar. Ide dasar di balik ES,
merupakan teknologi intelejensia buatanterapan, yaitu memindahkan keahlian
seorang atau beberapa orang pakar ke komputer.
Keempat sistem pendukung tersebut, dapat mendukung
pengambilan keputusan dengan berbagai cara. Sistem pendukung ini dapat dengan
otomatis melakukan prosedur-prosedur pengambilan keputusan tertentu.
Contoh :
Penentuan sistem distribusi BBM agar kelangkaan dipasar
dapat segera diatasi, penetapan harga eceran tertinggi untuk tetap menjaga
pasar mendapatkan jumlah persediaan yang paling tepat pada saat dibutuhkan,
menjaga persediaan pada jumlah yang paling optimal dan memaksimalkan permintaan
pengguna dan menjaga tingkat kelancaran distribusinya.
BAB III
PENUTUP
- Kesimpulan
Sistem informasi Manajemen adalah
sebuah sistem informasi yang melakukan semua pengolahan transaksi untuk sebuah
organisasi, juga memberi dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi
manajemen dan pengambilan keputusannnya. Oleh karena itu, sistem informasi
manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan
keputusan dengan tepat dan akurat. Sehingga tidak terjadinya kesalahan
informasi yang didapat dan juga terhindar dari manipulasi data sistem informasi
manajemen dalam pengambilan keputusan.
- Saran
Kami
menyarankan kepada semua pengguna Sistem Informasi Manajemen untuk
memperhatikan aspek-aspek dalam pemgambilan keputusan. Misalnya: jenis-jenis,
tingkat pengambilan keputusan dan menganalisis keputusan agar tujuan perusahaan
tercapai secara efektif dan efisien
Daftar
Pustaka
B. Davis. Gordon.1991.Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta :PT
Pustaka Binaman Pressindo
Wahyudi Kumorotomo dan Subando
Agus Margono.1998.Sistem Informasi
Manajemen Dalam Organisasi-Organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada
University Press